Khai báo thông tin để quản lí

Hôm nay ngày 06 tháng 5 năm 2011
1-Tiến hành khai báo thông tin để quản lí.
+Tạo danh mục hồ sơ.
-Để quản lí hồ sơ bạn cần lập một bảng Danh mục hồ sơ. Vậy danh mục hồ sơ là gì, có tác dụng gì đối với chương trình này?

Khái niệm: Danh mục hồ sơ là bản dự kiến những hồ sơ cần lập trong 1 năm của cơ quan, đơn vị, hay nói 1 cách khác là Danh mục hồ sơ là bản dự kiến những hồ sơ cần lập của từng Phòng, Khoa, Trung tâm (Gọi tắt là đơn vị).
-Cấu tạo của Danh mục hồ sơ gồm những cột mục sau đây:
+Số kí hiệu hồ sơ thí dụ: 1ĐT là hồ sơ số 1 phòng Đào tạo.
+Tiêu đề hồ sơ: Hồ sơ tuyển sinh lớp tại chức CĐ khóa ......
+Người lập hồ sơ: thí dụ Nguyễn Thị Lan Anh là người được giao lập hồ sơ này.

Tác dụng: Danh mục hồ sơ có tác dụng rất lớn khi lập hồ sơ sau này, nó giúp cho văn thư chuyển văn bản tới người xử lí công việc chính xác và qui được trách nhiệm khi cần thiết và lập hồ sơ ngay trên chương trình này.
Để tạo lập Danh mục hồ sơ của từng Phòng, Khoa, Trung tâm ta có 2 cách làm, đó là nháy vào Menu (Thực đơn) Hệ thống chọn Danh mục hồ sơ hoặc làm theo cách 2 như sau:
-Nháy vào dấu +HỆ THỐNG, nháy đúp vào Danh mục lưu hồ sơ.

-Điền các thông tin vào các ô như Số kí hiệu hồ sơ, Tiêu đề, Người lập sau đó nháy vào nút Thêm mới để bổ sung hồ sơ vào danh mục.

Posted in: Phần mềm