Thứ Bảy, ngày 19 tháng 11 năm 2011

Chuyển định dạng ngày tháng năm sinh từ Date sang Text

Hôm nay ngày 20 tháng 11 năm 2011
1-Làm thế nào để chuyển định dạng ngày tháng năm sinh từ Date sang Text trong Excel 2003.
Trong công tác quản lí đào tạo ở các trường học thường xuyên phải cấp bằng, chứng chỉ, bảng điểm cho học sinh, sinh viên sau khi tốt nghiệp. Việc mua phôi bằng do Bộ Giáo dục và Đào tạo quản lí vì vậy nếu ngày tháng năm sinh sai lệch sẽ phải viết hoặc in lại. Trong quá trình làm công tác quản lí không ít lần tôi đã phải bỏ đi hàng chục chiếc bằng vì viết hoặc in sai, khi tìm hiểu nguyên nhân hóa ra do trình độ các chuyên viên có hạn nên dẫn đến sai sót này.
Nguyên nhân: có 3 nguyên nhân
+Khi làm bảng tính các chuyên viên không thiết lập là ngày, tháng, năm theo kiểu của người Việt mà cứ để mặc định là tháng, ngày, năm.
+Tại cột ngày sinh không định dạng là Text mà định dạng là Date hoặc General
+Khi nhập ngày tháng năm sinh người nhập chỉ nhập ngày và tháng mỗi loại chỉ có 1 số thí dụ: 1-4-1980 hoặc 12-4-1980 khi in ra giấy cho người viết bằng thì không thể biết được người này sinh ngày 1-4-1980 hay ngày 4-1-1980, người viết bằng chỉ phát hiện được khi thấy số ngày sinh bất hợp lí thí dụ: 12-23-1980 thực tế người này sinh ngày 23-12-1980, khi phát hiện ra được thì đã vô số bằng đã viết hỏng. Đây là một thực tế đã diễn ra ở trường tôi nay xin được chia sẻ cùng bạn đọc chút kinh nghiệm.
Bước 1: Chuyển ngày tháng từ dạng Date sang Text và thiết lập chuyển đổi ngày, tháng từ 1 chữ số sang 2 chữ số.
Trong quá trình nhập ngày, tháng năm sinh các chuyên viên có thể nhập tùy tiện và không theo một chuẩn nào cả có thể xảy ra 4 trường hợp như sau:
+1-3-1980 (Thực chất sinh ngày 3 -1-1980)
+03-7-1980 (Thực chất sinh ngày 7 -03-1980)
+06-04-1980 (Thực chất sinh ngày 04-06-1980)
+12-23-1980 (Thực chất sinh ngày 23 -12-1980)
Nếu người viết bằng thực hiện thì 3 người đầu tiên sẽ hỏng vì không phát hiện ra việc sai sót ngày tháng năm sinh.
Một yêu cầu nữa của chuyên viên đặt ra là làm thế nào để chuyển đổi ngày, tháng sinh nếu chỉ nhập 1 chữ số thì chúng sẽ có thêm số 0 (Số không) vào phía trước để đảm bảo ngày tháng năm sinh của các học sinh, sinh viên là đồng nhất gồm 10 chữ số và 2 dấu phân cách, nhìn vào bảng điểm trông thẩm mỹ và đẹp hơn.
Giả sử bạn có một bảng danh sách làm bằng Excel như dưới đây:

+Thao tác đầu tiên bạn phải thiết lập trong xác lập quốc tế là ngày tháng năm cho phù hợp với kiểu của người Việt cách làm như sau:
-Nháy vào Start \ Settings \ Control Panel.
-Nháy đúp vào biểu tượng Regional and Language.
-Nháy vào mục Customize.
-Nháy Date tại mục Short date format chọn dd-MM-yyyy
-Mục Date separator chọn phân cách là dấu gạch nối (-)
-Mục Long date format chọn dd-MM-yyyy bấm OK.
+Tại ô D5 bạn nhập
=IF(DAY(C5)<10,"0"&DAY(C5),DAY(C5))&"-"&IF(MONTH(C5)<10,"0"&MONTH(C5),MONTH(C5))&"-"&YEAR(C5)
+Sao chép công thức ô D5 tới các ô khác trong cột D để có như hình dưới.

Bạn sẽ thấy ngày và tháng ở cột C nếu có 1 chữ số thì sang cột D chúng sẽ tự động thêm số 0 vào phía trước. Bây giờ bạn có thể khép cột C lại.
Nếu bạn không muốn khép cột C mà muốn xóa bỏ 1 cột đi bạn phải làm như sau.
-Bôi đen dữ liệu từ ô D5 tới các ô khác trong cột D.
-Ấn CTRL+C để Copy.
-Đặt con trỏ vào ô C5.
-Nháy vào Edit \ Paste Spesial.
-Nháy vào mục Values and number formats bấm OK.
Bây giờ bạn có thể xóa bỏ cột D (Cột năm sinh mới)

0 nhận xét:

Đăng nhận xét

Share

Twitter Delicious Facebook Digg Stumbleupon Favorites